Personel süreçleri ve özlük denetimi
Bir davada ya da denetimde ispat yükü çoğu zaman işverendedir. Özlük dosyaları tek tek taranır ve ortak bir standarda getirilir; insan kaynakları ile muhasebenin aynı kayıtlar üzerinden çalışması sağlanır.
- Fiziki ve dijital arşivin departman bazlı kodlanması
- İşe giriş evrakı için kontrol listesi
- İş sözleşmeleri, fazla çalışma ve vardiya muvafakatleri
- SGK bildirimi, sözleşme tarihi ve bordro uyumu
- Çıkış işlemleri, hak ediş hesabı ve arabuluculuk
Tebligat yönetimi
Takip edilmeyen bir tebligat, şirketin haberi olmadan kesinleşen bir borca ya da icra takibine dönüşebilir. E-tebligat, KEP ve fiziki tebligat tek bir takip düzenine bağlanır; her bildirimin süresi kayda alınır.
- E-tebligat ve KEP hesaplarının düzenli taranması
- Kesin ve hak düşürücü sürelerin takvimi
- SGK idari para cezaları ve prim itirazları
- Vergi ve mahkeme müzekkerelerinin takibi
- Acil durumlarda yetkililere anında yazılı bildirim
Hukuki süreç yönetimi
İlk tercih, uyuşmazlığı dava açılmadan müzakere ve arabuluculukla çözmektir. Yargı yolu kaçınılmaz olduğunda dosya ilk aşamadan kararın kesinleşmesine kadar takip edilir.
- Disiplin süreçleri: tutanak, savunma istemi, ihtar
- İş kazasında izlenecek hukuki protokol ve bildirimler
- Sorumluluk dağılımını belirleyen iç yönerge
- Kıdem, ihbar, izin ve fazla mesai alacaklarının hesabı
- Ticari sözleşmelerin ve işveren mali mesuliyet poliçesinin denetimi
Yabancı uyruklu personel ve çalışma izinleri
Yabancı personel istihdamı 6735 sayılı Uluslararası İşgücü Kanunu'na göre yürütülür. Statüye göre başvuru koşulları, süreler ve il kısıtlamaları farklıdır; her biri ayrı ayrı izlenir.
- Süreli ve süresiz çalışma izni başvuruları
- Geçici koruma, uluslararası koruma ve insani ikamet statüleri
- Yurt dışı başvurularında konsolosluk referans kodu ve süre takibi
- Çalışma izni muafiyeti işlemleri
- Adres kaydı, yol izni ve belgelerin güncel tutulması
Kişisel verilerin korunması
İnsan kaynakları, idari işler ve bilgi işlemde işlenen kişisel veriler KVKK'ya ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına göre gözden geçirilir. Uyum süreci hiç başlamamışsa baştan kurulur.
- Aydınlatma ve açık rıza metinleri
- Çalışan verileri için işleme muvafakatleri
- Arşivlere erişim yetkilerinin sınırlandırılması
- Biyometrik veri kullanımının değerlendirilmesi
- Veri ihlali ve şikâyet hâlinde Kurum nezdinde süreç takibi
Düzenli denetim ve raporlama
Tespit edilen eksikler yazıya dökülür ve giderilip giderilmediği yerinde kontrol edilir.
- Yapılan işlerin, bulunan eksiklerin ve giderilen risklerin dökümü
- Uyarıya rağmen giderilmeyen hususların gerekçesiyle bildirimi
- Acil durumlarda ek ziyaret ve özel uyarı raporu