İşe girişte özlük dosyasında bulunması gereken belgeler

İşçi ile işveren arasındaki uyuşmazlıklar genellikle iş ilişkisi sona erdikten sonra, bazen yıllar sonra mahkemeye taşınır. O noktada işverenin elindeki en önemli araç, işçinin işe başladığı günden itibaren tutulmuş olan özlük dosyasıdır. Fazla mesai, yıllık izin ya da fesih nedeni gibi pek çok konuda ispat yükü işverende olduğundan, eksik bir dosya davanın sonucunu doğrudan etkileyebilir.

İşe girişte istenmesi gereken temel belgeler

Her işyerinin ihtiyacı farklı olsa da işe girişte şu belgelerin dosyada bulunması genel bir standarttır:

• Nüfus cüzdanı sureti ve adli sicil kaydı
• İkametgâh belgesi
• Diploma ya da mesleki yeterlilik belgeleri
• İşe giriş sağlık raporu ve gerekiyorsa periyodik muayene kayıtları
• İş sağlığı ve güvenliği eğitimlerine katılım belgeleri
• Daha önce çalışılan işyerinden ayrılışı gösteren belgeler

Yazılı iş sözleşmesi ve muvafakatler

İş sözleşmesinin yazılı yapılması, çalışma koşullarının sonradan tartışma konusu olmasını büyük ölçüde önler. Sözleşmeye ek olarak, fazla çalışma yapılacaksa işçinin yazılı onayının alınması ve vardiyalı çalışmada bunun ayrıca belgelenmesi gerekir. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma metninin işçiye verildiğinin belgelenmesi de dosyanın parçası olmalıdır.

Bordro ve SGK kayıtlarının uyumu

İşe giriş bildirgesindeki tarih ile iş sözleşmesindeki başlangıç tarihi birbirini tutmalıdır. Ücretin banka aracılığıyla ödenmesi ve bordroların işçi tarafından imzalanması, ücret ve fazla mesai alacaklarına ilişkin davalarda önemli bir dayanak oluşturur.

Dosya bir kez değil, sürekli tutulur

Özlük dosyası işe girişte hazırlanıp bırakılan bir klasör değildir. İzin kullanımları, disiplin süreçleri, eğitimler ve ücret değişiklikleri iş ilişkisi boyunca dosyaya işlenmelidir. İnsan kaynakları ya da muhasebe personelinin sık değiştiği işyerlerinde, dosyaların belirli aralıklarla bir kontrol listesine göre gözden geçirilmesi bu yüzden faydalıdır.